Nebenkostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt für Mieter

Erst das Datum: zwei Fristen von je 12 Monaten

Bevor du rechnest, schau auf den Kalender. § 556 Abs. 3 BGB kennt zwei Fristen. Beide sind zwölf Monate lang, aber sie beginnen an verschiedenen Tagen.

Beim Vermieter zählt der Tag, an dem die Abrechnung bei dir ankommt. Rechtzeitiges Abschicken reicht nach dem Bundesgerichtshof nicht, und Verzögerungen bei der Post gehen grundsätzlich zu seinen Lasten (Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08). Das Gesetz schließt nach Ablauf der Frist nur die Nachforderung des Vermieters aus. Von einem Guthaben zu deinen Gunsten ist dort nicht die Rede.

Deine eigene Frist ist eine Obergrenze. Der Zahlungstermin im Anschreiben liegt viel früher, und er verschiebt sich nicht, weil du noch prüfst. Schreib dir deshalb das Zugangsdatum auf den Umschlag.

Was in der Abrechnung stehen muss

Das Gesetz selbst sagt nur, dass über die Vorauszahlungen jährlich abzurechnen ist. Was mindestens drinstehen muss, hat der Bundesgerichtshof festgelegt. Für Häuser mit mehreren Wohnungen umschreibt er die Mindestangaben so (Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15):

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Verteilerschlüssel, soweit nötig mit Erläuterung,
• die Berechnung deines Anteils,
• der Abzug deiner Vorauszahlungen.

Bei den Gesamtkosten genügt nach diesem Urteil der Betrag je Kostenart, den der Vermieter auf die Mieter der Abrechnungseinheit umlegt, in der Regel also des Gebäudes. Hat er vorher Anteile herausgerechnet, etwa weil Kosten für mehrere Häuser gemeinsam anfallen, muss er diese Rechenschritte in der Abrechnung nicht erklären. Ob er richtig gerechnet hat, lässt sich nach dem Urteil ohnehin nur über die Belegeinsicht prüfen.

Das Gericht betont dort auch, dass an die Form keine zu hohen Anforderungen zu stellen sind. Falsch angesetzte Vorauszahlungen zum Beispiel sind danach ein inhaltlicher Fehler: Die Abrechnung bleibt formell wirksam, der Betrag ist zu korrigieren.

Die Verbraucherzentrale nennt zusätzlich: wer die Abrechnung erstellt hat, für welches Objekt sie gilt und für welchen Abrechnungs- und Nutzungszeitraum. Der Zeitraum beträgt in der Regel ein Jahr und schließt lückenlos an den vorigen an. Ist die Abrechnung formell nicht in Ordnung, musst du nach der Verbraucherzentrale nicht zahlen, bis der Fehler behoben ist.

Rechne dann die Vorauszahlungen nach. Was du tatsächlich überwiesen hast, muss abgezogen sein, Monat für Monat. Nach einem Ein- oder Auszug im laufenden Jahr lohnt der Blick auf deinen Nutzungszeitraum.

Welche Kosten umlagefähig sind

Zwei Bedingungen müssen beide erfüllt sein. Erstens: Die Kostenart steht in § 2 der Betriebskostenverordnung. Zweitens: Ihr habt vereinbart, dass du sie trägst, meist im Mietvertrag (§ 556 Abs. 1 BGB). Dass eine solche Einigung im Einzelfall auch stillschweigend zustande kommen kann, zeigt die Meldung zum BGH-Urteil zur Wärmelieferung.

Die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV:

Was nicht in die Abrechnung gehört

§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt zwei Gruppen ausdrücklich aus:

• Verwaltungskosten. Dazu zählt die Verordnung die Arbeitskräfte und Einrichtungen für die Verwaltung des Gebäudes, die Aufsicht, die Verwaltungsarbeit des Vermieters selbst, die Prüfung des Jahresabschlusses und die Geschäftsführung.
• Instandhaltung und Instandsetzung. Gemeint sind Kosten, um Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen. Reparaturen trägt der Vermieter.

Daraus ergeben sich die typischen Fundstellen:

• Hauswart mit Nebenjob. Repariert der Hausmeister oder erledigt er Verwaltungsaufgaben, darf dieser Teil seiner Vergütung nicht umgelegt werden (Nr. 14). Was er selbst erledigt, etwa Treppenhausreinigung oder Gartenpflege, darf nicht zusätzlich als eigener Posten auftauchen.
• Kabelfernsehen. Die laufenden Grundgebühren für den Breitbandanschluss waren nach Nr. 15 nur bis zum 30. Juni 2024 umlegbar. In einer Abrechnung für 2025 nennt die Verordnung für diese Anlage nur noch den Betriebsstrom.
• Schornsteinfeger doppelt. Kehrgebühren dürfen nur unter Nr. 12 stehen, wenn sie nicht schon in den Heizkosten enthalten sind.
• Einmalige Ausgaben. Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV Kosten, die laufend entstehen.
• Leerstand. Kosten leerstehender Wohnungen darf der Vermieter laut Verbraucherzentrale nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Hat sich die Gesamtfläche gegenüber dem Vorjahr verändert, frag nach.

Der Verteilerschlüssel

Wie die Kosten des Hauses auf die Wohnungen verteilt werden, regelt § 556a BGB. Habt ihr nichts anderes vereinbart, gilt der Anteil der Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, etwa Wasser mit Zählern in jeder Wohnung, sind nach einem Maßstab zu verteilen, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt. In einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Absprache der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft.

So prüfst du:

1. Steht bei jeder Kostenart ein Schlüssel?
2. Passt er zum Mietvertrag?
3. Stimmen deine Wohnfläche und die Gesamtfläche mit Vertrag und Vorjahr überein?
4. Rechne einen Posten nach: Gesamtkosten mal dein Anteil.

Für Heizung und Warmwasser gilt ein eigener Maßstab. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass von den Kosten der zentralen Heizungsanlage mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1). Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch ab, darfst du deinen Anteil an diesen Kosten nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Fehlen die vorgeschriebene Fernablesung oder die Pflichtinformationen, sind es 3 Prozent. Die Einzelheiten stehen in der Anleitung Heizkostenabrechnung prüfen.

Heizkosten und CO2-Anteil

Heizung und Warmwasser sind meist der größte Block. Nach dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds entfielen im Abrechnungsjahr 2024 von durchschnittlich 2,67 Euro Betriebskosten je Quadratmeter und Monat 1,32 Euro auf Heizung und Warmwasser.

Heizt das Haus mit Gas oder Öl, kommt der CO2-Preis dazu. Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung deinen Anteil an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlt das, darfst du deinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4). Ob die Aufteilung stimmt, rechnest du mit dem CO2-Kosten-Rechner nach.

Ob die Heizkosten insgesamt auffällig sind, zeigt der Heizkosten-Check: Er teilt Kosten und Verbrauch durch die Fläche und ordnet das Ergebnis in die Klassen des Heizspiegels ein.

Zu teuer? Das Gebot der Wirtschaftlichkeit

§ 556 Abs. 3 BGB verlangt, bei der Abrechnung den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Der Bundesgerichtshof versteht darunter ein angemessenes Verhältnis von Kosten und Nutzen. Die Hürde liegt bei dir: Wer einen Verstoß geltend macht, muss ihn darlegen und beweisen. Der Hinweis, dass die eigenen Kosten über dem bundesweiten Betriebskostenspiegel liegen, genügte dem Gericht nicht, weil die Kosten je nach Region unterschiedlich sind (Urteil vom 6. Juli 2011, VIII ZR 340/10).

Als Suchhilfe taugt der Betriebskostenspiegel trotzdem. Der Mieterbund wertet dafür Abrechnungen über rund 12,4 Millionen Quadratmeter Wohnfläche aus. Für das Abrechnungsjahr 2024 nennt er im Schnitt 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat. Fallen alle Kostenarten an, sind es 3,68 Euro. Der Mieterbund schreibt selbst, dass sich damit keine Abrechnung verbindlich überprüfen lässt. Liegt ein Posten deutlich darüber, ist das aber ein Anlass, genau dort die Belege anzusehen.

Belege einsehen

Du musst der Abrechnung nicht glauben. Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter dir auf Verlangen Einsicht in die Belege geben. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen.

Der Bundesgerichtshof hat den Anspruch weit gezogen: Einsehen darfst du, was du brauchst, um die Abrechnung sachgerecht zu prüfen, bei verbrauchsabhängigen Kosten auch die Verbrauchswerte der anderen Wohnungen. Ein besonderes Interesse musst du dafür nicht darlegen. Solange der Vermieter die Einsicht zu Unrecht verweigert, musst du die Nachzahlung nicht leisten (Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17). Im selben Urteil steht: Dass die Forderung stimmt, muss der Vermieter darlegen und beweisen.

Praktisch läuft es nach der Verbraucherzentrale so:

• Du verlangst die Einsicht schriftlich und schlägst zwei Termine vor.
• In der Regel siehst du die Unterlagen beim Vermieter oder der Verwaltung ein. Zusenden muss er sie nur ausnahmsweise, etwa wenn du in eine andere Stadt gezogen bist oder in preisgebundenem Wohnraum wohnst.
• Kopien darfst du anfertigen. Lässt du sie machen, kosten sie üblicherweise 25 bis 50 Cent pro Seite.
• Mit Datenschutz darf der Vermieter die Einsicht nicht ablehnen.

Sieh dir vor allem die Posten an, die neu sind oder stark gestiegen sind: Rechnung, Leistungszeitraum, Vertrag. Bei Hauswart und Versicherung lohnt der Blick in den Vertrag: Dort steht, wofür gezahlt wird.

Fehler gefunden: so erhebst du Einwände

1. Schreiben statt anrufen. Das Gesetz schreibt für Einwände keine Form vor. Du brauchst aber einen Nachweis. Die Verbraucherzentrale empfiehlt ein Einwurfeinschreiben.
2. Konkret werden. Nenne den Posten, den Betrag und den Grund. Ein pauschales „stimmt nicht“ hilft dir im Streit nicht weiter.
3. Belegeinsicht gleich mitverlangen, wenn du Posten noch nicht beurteilen kannst.
4. Unter Vorbehalt zahlen. Zahlst du trotz Einwänden, schreib „Unter Vorbehalt der Rückforderung“ in den Verwendungszweck. Einfach nicht zahlen ist riskant: Offene Nachzahlungen können laut Verbraucherzentrale zur Kündigung führen.

Ein Formulierungsbeispiel, das du an deinen Fall anpassen musst:

Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [von bis], Wohnung [Anschrift]

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen die oben genannte Abrechnung erhebe ich folgende Einwände:

1. Position „[Bezeichnung]“ über [Betrag] Euro: [Grund, zum Beispiel: Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten].
2. Position „[Bezeichnung]“: [Grund].

Außerdem bitte ich um Einsicht in die Abrechnungsbelege nach § 556 Abs. 4 BGB. Als Termine schlage ich vor: [Termin 1] oder [Termin 2].

Den Betrag von [Summe] Euro zahle ich unter Vorbehalt der Rückforderung.

Mit freundlichen Grüßen

Das ist ein allgemeines Beispiel und keine Rechtsberatung. Fertige Musterbriefe für den Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung bietet die Verbraucherzentrale kostenlos an. Ob eine Kürzung oder ein Einbehalt in deinem Fall trägt, prüft der örtliche Mieterverein oder die Verbraucherzentrale.

Nach der Abrechnung: Vorauszahlung anpassen

Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen, also der Vermieter nach oben und du nach unten (§ 560 Abs. 4 BGB). Maßstab sind nach dem Bundesgerichtshof die Kosten, die im laufenden Jahr voraussichtlich tatsächlich entstehen. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag von 10 Prozent hat er abgelehnt (Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10).

Faustregel zum Nachrechnen: dein Anteil aus der letzten Abrechnung geteilt durch zwölf. Wie sich Vorauszahlung, Kaltmiete und Warmmiete zusammensetzen, erklärt der Artikel Kaltmiete und Warmmiete.

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